Per favore, leggete questa dichiarazione e confermate il vostro accordo in fondo a questa pagina.


INFORMATIVA SULLA PRIVACY – ROTARY

Il “Rotary Club Management System(d’ora in poi “Polaris o “piattaforma”), denominato anche Harmonyè un’iniziativa dell’associazione Media (d’ora in poi, “AMRdel Rotary Svizzera-Liechtenstein 

c/o Juris Treuhand AG
Industriestrasse 47
6304 Zug
S
WITZERLAND
+41 (0)43 299 66 25
info@rotary.ch
 

1  Definizioni

Tramite questa informativa sulla privacy si intende:

- "Rotary International": organizzazione centrale del Rotary che fornisce supporto logistico e strutturale alle divisioni nazionali;

- "Rotary": organizzazioni rotariane all'interno del territorio di un distretto che utilizza Polaris (di seguito "Rotary" e "Noi");

- "Utente": qualsiasi membro (incluso, se applicabile, l'aspirante socio o altro ospite non rotariano) di un club rotariano registrato sulla piattaforma Polaris al quale viene quindi concesso un diritto di utilizzo;

- "Dati Personali": qualsiasi informazione relativa direttamente o indirettamente a una persona fisica identificata o identificabile;

- "Elaborazione": qualsiasi operazione o insieme di operazioni eseguite o meno, utilizzando processi automatizzati e applicate a dati o insiemi di dati personali quali raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di fornitura, connessione o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione;

- "Limitazione del trattamento": la marcatura dei dati personali detenuti al fine di limitare la loro futura elaborazione;

- "Responsabile del Trattamento": la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, da solo o congiuntamente con altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento; se le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell'Unione o dal diritto di uno Stato membro, il responsabile del trattamento può essere designato se i criteri specifici applicabili alla sua nomina sono previsti dal diritto dell’Unione o dello Stato membro o dalla legge di uno Stato membro; in questo caso è "Rotary";

- "Subappaltatore": persona fisica o giuridica, autorità pubblica, servizio o altro ente che tratta dati personali per conto del responsabile del trattamento; in questo caso è "AMR".

 

2  Perché questa informativa sulla privacy?

 Qualsiasi persona (in seguito denominata "Utente") che visita e/o utilizza il sito Web Polaris (di seguito denominato "Sito") oppure i nostri Servizi che divulgano una certa quantità di dati personali. I dati personali sono informazioni che ci consentono di identificarti direttamente o indirettamente come persona fisica.

Il Rotary raccoglie ed elabora i tuoi dati personali in conformità con le disposizioni di legge pertinenti, in particolare il Regolamento europeo del 27 aprile 2016 sulla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati, RGPD ("Regolamento").

Utilizzando il sito, l'Utente dichiara di aver letto questa informativa sulla privacy e accetta espressamente la raccolta e il trattamento dei suoi dati personali a secondo delle modalità descritte in questo documento.

Il Rotary si riserva il diritto di apportare in qualsiasi momento modifiche alla nostra politica sulla privacy . Qualsiasi modifica sostanziale sarà sempre comunicata in modo chiaro agli utenti. Tuttavia il Rotary consiglia di consultare regolarmente tale documento

 

3  Chi tratta i tuoi dati personali?

3.1  Il controller

Il Rotary è il responsabile del trattamento ("decisore") e determina, da solo o congiuntamente con altri, i dati personali raccolti, le finalità e i mezzi del trattamento.

Quale controllore il Rotary garantisce il rispetto dei principi di finalità e proporzionalità nella raccolta dei dati personali. Il Rotary raccoglierà e tratterà i dati personali solo nella misura in cui i dati sopra riportati siano adeguati, pertinenti e non eccessivi in relazione allo scopo del trattamento.

Il Rotary si impegna a prendere tutte le misure necessarie per garantire un trattamento sicuro dei dati personali. Di conseguenza il Rotary attribuisce un'alta priorità al fatto di salvaguardare le necessarie garanzie per quanto riguarda le protezioni tecniche e organizzative di tale trattamento. Il Rotary applica questo impegno per tutte le sue relazioni con i subappaltatori. L'Utente può, su richiesta scritta, prendere nota delle misure adottate come parte dei requisiti di protezione.

3.2  Il/i subappaltatore / i

Il Rotary è libero di fare uso di subappaltatori. Il subappaltatore è la persona fisica o giuridica che tratta i dati personali su richiesta e per conto del responsabile del trattamento. Il subappaltatore è tenuto a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati e agisce sempre in base alle istruzioni del controllore.

AMR, in qualità di subappaltatore principale, utilizza terze parti, ad esempio lo sviluppatore di Polaris e SEMDA. Entrambi sono subappaltatori, ognuno in base alla propria attività.

L'AMR non può quindi essere ritenuta responsabile per le manchevolezze del subappaltatore per quanto riguarda il fatto di rispettare le misure tecniche e organizzative di protezione richieste. E questo, salvo in caso di grave negligenza avvenuta nel campo dell'AMR durante la missione del subappaltatore di fatto.

L'AMR non è inoltre responsabile della distruzione accidentale o illecita, la perdita accidentale, l'alterazione, l'accesso e qualsiasi altro trattamento non autorizzato dei dati personali, a condizione che siano state prese le misure tecniche e organizzative necessarie.
 

4 Su quali basi vengono elaborati i miei dati?

In conformità con i Regolamenti RGPD, il Rotary tratta i tuoi dati personali in base ai seguenti motivi legali fondamenti giuridici:

-       A causa dell'appartenenza a un club rotariano

-       basato sull'esecuzione del contratto di cui si è parte o delle misure contrattuali adottate su richiesta dell'utente per l'utilizzo del nostro sito e la fornitura dei nostri servizi e / o prodotti.

-       sulla base dei nostri obblighi legali per tutte le questioni relative alla gestione del rapporto contrattuale, compresa la fatturazione.

in base al nostro interesse legittimo all'invio di informazioni e newsletter ai nostri membri e alla directory "in memoriam" dopo la morte dei membri;
 

5 Quali dati personali vengono raccolti?

In primo luogo, una gran parte dei dati personali è ottenuta direttamente dal membro del Rotary in questione. Questa raccolta di dati sarà effettuata in due modi, vale a dire dal club a cui il membro è affiliato o dall'utente stesso quando aggiunge, modifica o elimina i dati nel suo profilo su Polaris. I responsabili dei singoli club e distretti di cui l'utente è membro sono responsabili della raccolta di dati, i quali a loro volta li trasmetteranno al Rotary International. Questa raccolta di dati è parte integrante dell'iscrizione al Rotary ed è necessaria per il corretto funzionamento dell'organizzazione.

Pertanto saranno raccolti i seguenti dati identificativi rilevanti, l'elenco non è esaustivo. Diese Daten sind einer begrenzten Anzahl Personen zugänglich
 

Ont accès à ces données  > il Club la Community p.e il District Rotary International Public
cognome e nome X X X -
appellativo, qualità e funzione X X - -

indirizzo, numero di telefono fisso e mobile, indirizzo di posta elettronica

X

X X -
data di nascita, nome e cognome del coniuge, ritratto (testo), lingue parlate, dati professionali, classificazione, data di iscrizione al Rotary e al club, distinzioni, nome e cognome dei padrini, link URL ai social network personali

 

X

 

X

 

X

 

-

informazioni raccolte a seguito di operazioni positive da parte degli utenti. Gli utenti sono liberi, nel quadro di questo tipo di raccolta di informazioni, di menzionare altri utenti o membri del Rotary. Queste sono conferme di presenza o comunicazione di assenza alle riunioni, ma non si limitano qua 

 

X

 

-

 

-

 

-

informazioni provenienti dagli scambi di corrispondenza personale che si svolgono nell'ambito della piattaforma X - - -
Dati storici X - - -

 

Inoltre, sarà anche una questione di raccolta dei dati attraverso l'uso di Polaris, quale raccolta sarà necessaria per il funzionamento ottimale della piattaforma sia rispetto all'utente diretto che per gli adattamenti futuri.

  • informazioni hardware e software utilizzate per accedere a Polaris;
  • informazioni relative al log (“giornale”), vale a dire le informazioni raccolte come parte delle azioni di utilizzo effettuate sulla piattaforma, ad esempio:
    • contenuto consultato sulla piattaforma, comprese le parole chiave utilizzate;
    • Device Event Information: configurazioni hardware, scelta della lingua, date e orari, guasti;
    • indirizzo IP (Internet Protocol);
    • cookies che identificano l'utente;
    • informazioni da tecnologie di localizzazione (tracking technologies).

 

  • informazioni sulla posizione, derivate da diverse variabili;
  • Local storage (archiviazione locale): informazioni sulla piattaforma, salvate sul sistema dell'utente.

Non è escluso che nuove funzionalità e componenti aggiuntivi verranno, in futuro, aggiunti alla piattaforma. Queste future operazioni saranno considerate anche una raccolta di dati, a condizione che si svolgano nello scopo originario di Polaris.

 

6   Quali sono le finalità perseguite?

Il Rotary raccoglie i dati personali al solo scopo di offrire un'esperienza di utilizzo ottimale, personalizzata e sicura. Il trattamento dei dati personali è quindi essenziale per il corretto funzionamento del sito e la fornitura dei nostri servizi. In caso di dati mancanti, errati o incompleti, il Rotary si riserva il diritto di sospendere o annullare determinate operazioni.

Il Rotary accetta di trattare i dati personali esclusivamente per i seguenti scopi:

  • Gestione dei membri: amministrazione, gestione delle attività, fatturazione, fornitura di supporto, invio di newsletter.
  • Protezione contro le frodi e i reati.

Visitando il nostro sito, alcuni dati vengono raccolti a fini statistici. Questi dati ci consentono di ottimizzare la propria esperienza utente. Si tratta dell’indirizzo IP, l'area geografica di consultazione, il giorno e l'ora della consultazione e le pagine visualizzate. Visitando il sito l'utente accetta espressamente la raccolta di tali dati a fini statistici.
 

7   Chi riceve i tuoi dati personali?

I dati personali inseriti dall'utente stesso sono in linea di principio visibili a tutti gli altri utenti di Polaris sofern der Benutzer das entsprechend einwilligt.. Inoltre, questi dati possono essere pubblicati sulla rivista mensile per i membri, la directory e le comunicazioni del club.

I dati personali raccolti attraverso l'uso di Polaris sono visibili solo alle parti che collaborano alla piattaforma. Questi dati vengono elaborati rigorosamente onde garantire il buon funzionamento (tecnico) della piattaforma.

Il Rotary fa parte dell'organizzazione madre del Rotary International che ha un'influenza sulle operazioni locali. Qualsiasi membro di un Rotary club locale è inizialmente un membro del Rotary International. Una parte dei dati personali viene trasmessa a queste strutture generali.

Tutti i dati raccolti tramite il sistema Polaris, sono in linea di principio messi a disposizione delle seguenti terze parti, nel quadro degli obiettivi di cui sopra:

  • Rotary International a Evanston;
  • L'AMR e i suoi subappaltatori

Data l'ubicazione delle suddette terze parti, il trasferimento a terzi implica anche un trasferimento verso paesi terzi, fatto che non garantisce un livello di protezione analogo a quello vigente nell'UE. Tuttavia, il Rotary adotta tutte le misure necessarie per garantire un livello adeguato di protezione.

I dati personali non saranno venduti, trasmessi o comunicati a terzi, salvo previo consenso del membro.
 

8   Per quanto tempo rimangono conservati i tuoi dati?

I dati vengono conservati durante il tempo necessario per raggiungere i fini perseguiti. Essi saranno cancellati dal nostro database non appena non saranno più necessari allo scopo perseguito oppure se avete validamente esercitato il diritto di cancellazione

.

9  Quali sono i tuoi diritti?

9.1 Trattamento leale e lecito garantito

Le tue informazioni vengono sempre trattate in conformità con gli scopi legittimi spiegati al punto 4. Esse sono raccolte e trattate correttamente, in maniera adeguata, pertinente e non eccessiva, e non vengono conservate più a lungo di quanto necessario per il raggiungimento degli obiettivi perseguiti.

9.2 Diritto di accesso

Se il membro può provare la sua identità, ha il diritto di ottenere informazioni sul trattamento dei dati. In tal modo si ha il diritto di conoscere le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, le categorie di soggetti ai quali i dati sono trasmessi, i criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione dei dati come pure i diritti che si possono avere sui vostri dati

9.3 Diritto di rettifica

Dati personali inesatti o incompleti possono essere rettificati. È in primo luogo la responsabilità dell'Utente apportare personalmente le modifiche necessarie al suo "account utente", ma puoi anche chiedercelo per iscritto

9.4 Diritto alla cancellazione (o "diritto all’oblio”)

Hai anche il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali nelle seguenti ipotesi:

  • I dati personali non sono più necessari per gli scopi;
  • Ritira il suo consenso al trattamento e non ci sono altre basi legali per il trattamento;
  • Ha validamente esercitato il suo diritto di opposizione;
  • I dati sono stati trattati illegalmente;

I dati devono essere cancellati per rispettare un obbligo legale.

9.5 Diritto alla limitazione del trattamento

In alcuni casi si ha il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei dati personali, in particolare in caso di controversia riguardo all’esattezza dei dati, se i dati sono necessari nel contesto di procedimenti giudiziari o il tempo necessario per Rotary per verificare di poter validamente esercitare il diritto alla cancellazione.

9.6 Diritto di opposizione

Ha inoltre il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali ai fini del marketing diretto, della profilazione o ai fini dell'interesse legittimo del responsabile del trattamento. Il Rotary cesserà di trattare i dati personali a meno che non possa dimostrare che ci sono valide ragioni legittime per il trattamento che prevale sul diritto di opporsi del membro.

9.7 Diritto alla messa a tua disposizione dei dati

Ha il diritto di ottenere tutti i dati personali che ci sono stati forniti in un formato strutturato, comunemente usato e correttamente leggibile.  Su tua richiesta questi dati possono essere trasferiti a un altro fornitore a meno che ciò sia tecnicamente impossibile.

9.8 Diritto di ritirare il tuo consenso

È possibile revocare il consenso al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento, ad esempio per scopi di marketing diretto.
 

10  Come esercitare i propri diritti?

Per esercitare i vostri diritti dovete inoltrare al responsabile del vostro club una domanda scritta (lettera o e-mail) che permetta di autenticarvi (prova d’identità) e informare il club della vostra domanda. Il club risponderà nel minor tempo possibile e non oltre un (1) mese da quando ha ricevuto la richiesta.
 

11   Riservatezza

In base al Regolamento generale sulla protezione dei dati, il Rotary ha l'obbligo di riservatezza in relazione ai dati personali relativi al servizio. Questo obbligo di riservatezza si applica allo stesso personale del Rotary, agli appaltatori e al proprio personale.

Questo obbligo di riservatezza ha effetto non appena viene messa in servizio la memorizzazione dei backup dei dati dell'Utente da parte del Rotary.

L'obbligo di riservatezza non si applica se Rotary è tenuto a divulgare i dati personali alle autorità di vigilanza in virtù di una disposizione di legge o di una decisione giudiziaria, quando l'informazione è già nota al pubblico o laddove la comunicazione di dati personali sia stata autorizzata dall'Utente
 

12   Misure di sicurezza

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, il Rotary si impegna a mettere in atto misure tecniche e organizzative (di seguito "le misure di sicurezza") per proteggere i dati personali dalla distruzione, accidentale o illecitamente, contro perdita, frode, diffusione o accesso non autorizzato o contro qualsiasi altra forma di trattamento o uso illecito.

Queste misure di sicurezza garantiscono un livello di sicurezza adeguato al rischio che il trattamento comporta. Nel determinare le adeguate misure di sicurezza, le parti tengono conto dello stato tecnico, del buon gusto della messa in opera e delle finalità del trattamento e dei rischi per i diritti e libertà delle persone interessate.

Rotary si impegna a fornire ogni ragionevole sforzo per garantire che i loro sistemi e servizi per il trattamento soddisfano i requisiti di riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la costante capacità di recupero, tenuto conto dello stato dell'arte e le spese di implementato
 

13   Notifica di violazione dei dati

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, il Rotary notificherà all'utente qualsiasi violazione dei dati personali il prima possibile e non oltre 24 ore dopo averlo letto. Questa notifica è accompagnata da qualsiasi documentazione utile per consentire all'Utente, se necessario, di notificare questa violazione all'autorità di protezione dei dati e / o alle persone interessate. Il Rotary deve comunicare all'Utente le seguenti informazioni: la natura della violazione dei dati, le categorie e il numero approssimativo di persone coinvolte, le categorie e il numero approssimativo di dati personali in questione, le probabili conseguenze della violazione dei dati e misure adottate per porre rimedio alla violazione dei dati o per mitigare eventuali conseguenze negative.

Su richiesta dell'Utente, il Rotary notifica la violazione dei dati a nome e per conto dell'Utente all'autorità di vigilanza il più presto possibile e, se possibile, entro 72 ore dalla scoperta della violazione, a meno che la violazione in questione non possa creare un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

Su richiesta dell'Utente, il Rotary notifica al più presto possibile la violazione dei dati a nome e per conto dell'Utente alle persone interessate, laddove tale violazione rischia di creare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

La decisione di informare o meno l'autorità per la protezione dei dati e / o gli interessati di una violazione dei dati spetta all'Utente.
 

14   Cookies

Un cookie è un piccolo file di testo posizionato sul disco rigido del computer o dispositivo mobile del membro quando visita un sito web. Il cookie viene inserito sul dispositivo dal sito stesso ("cookie interni") o dai partner del sito web ("cookie di terze parti"). Il cookie riconosce il dispositivo quando si ritorna al sito con un numero di identificazione univoco, facilitando l'accesso al sito senza dover reinserire il nome utente e la password e raccogliere informazioni sulla propria navigazione.

Su questa piattaforma il Rotary ha integrato uno strumento software per l'analisi dei dati web. L'analisi dei dati Web è la raccolta e la valutazione dei dati sul comportamento dei visitatori dai siti Web. Zweck ist Verbesserung der Effizienz und die Erfolgskontrolle der Webseite.

Lo scopo dello strumento software è analizzare i flussi di visitatori sulla piattaforma. Il titolare del trattamento dei dati utilizza i dati e le informazioni ottenute, in particolare per valutare l'utilizzo della piattaforma al fine di compilare rapporti online che presentano le attività sulle nostre pagine Internet.

Navigando sul nostro sito Web, l'utente accetta espressamente l'uso dei cookie. Rotary utilizza i cookie per migliorare la tua visita al nostro sito Web e offrirti un'esperienza di utilizzo ottimale. Tuttavia, si rimane liberi di eliminare o limitare i cookie in qualsiasi momento modificando le impostazioni del proprio browser.

Abilitando o disabilitando i cookie, è necessario modificare le impostazioni del browser (tramite la scheda "Preferenze" o "Opzioni"). Puo anche essere consultata la scheda "aiuto" del proprio browser.

 

15   Possibilità di presentare un reclamo

Se non si è soddisfatti del trattamento dei dati personali da parte del Rotary il membro ha il diritto di presentare un reclamo all'Autorità nazionale per la protezione dei dati
.

16   Legge applicabile e giurisdizione competente

Questa politica sulla privacy è regolata esclusivamente dalla legge europea, con la Francia come referenza.  In caso di controversia, le parti concordano di cercare in primo luogo una soluzione amichevole. In assenza di una risoluzione amichevole, la controversia sarà sottoposta ai tribunali del Cantone di Zurigo (Svizzera).

Polaris PPCH-IT-1.1.docx - January 2021